सानोभन्दा सानो योजना वा निर्णयको फाइल एउटा कोठाबाट अर्को कोठा कुदाउनु हाम्रा मन्त्रालयहरूको नियमित काम हो।
यो प्रक्रिया शाखा अधिकृतको कोठाबाट सुरू हुन्छ। त्यहाँबाट उपसचिव, सहसचिव, सचिव हुँदै मन्त्रीको कोठासम्म पुग्छ। प्रत्येक चरणमा हातैले टिप्पणी लेखिन्छ, हातैले दस्तखत गरिन्छ। फाइलहरू भौतिक रूपले एउटा कोठाबाट अर्को कोठा कुदाइन्छ।
रामेश्वर खनाल अर्थमन्त्री भएर आएपछि अर्थ मन्त्रालयले कागजमा टिप्पणी लेख्ने र कोठा–कोठा फाइल कुदाउने यो परम्परा अन्त्य गरेको छ।
अर्थले भौतिक फाइलको सट्टा डिजिटल माध्यमबाट टिप्पणी उठाउने, डिजिटल माध्यमबाटै अघि बढाउने र हस्ताक्षर पनि डिजिटल नै गर्ने प्रक्रिया सुरू गरेको हो।
धेरैलाई लाग्न सक्छ, अन्तरिम सरकारले हिजोको आजै यति ठूलो परिवर्तन कसरी गर्न सक्यो?
हामीले यही प्रश्न अर्थ मन्त्रालयका अधिकारीहरूलाई सोधेका थियौं।
उनीहरूका अनुसार सरकारी टिप्पणी उठाउने यो डिजिटल प्रणाली अहिले भर्खरै बनेको होइन। 'कागजरहित सरकार' को अवधारणा कार्यान्वयनमा ल्याउने योजनाअनुरूप यो प्रणाली पहिले नै तयार पारिएको थियो र सरकारी संयन्त्रमा थन्किएर बसेको थियो।
यसलाई एकीकृत सरकारी कार्यालय व्यवस्थापन प्रणाली (जिआइओएमएस) भनिन्छ। यो एउटा डिजिटल सफ्टवेयर हो, जसले सरकारी निकायका सबै कामलाई एउटै डिजिटल प्लेटफर्ममा ल्याउँछ।
सञ्चार तथा सूचना प्रविधि मन्त्रालय अन्तर्गतको सूचना प्रविधि विभागले विकास गरेको यो प्रणालीको मुख्य उद्देश्य सरकारी कार्य–सम्पादनलाई सरल, सहज, छिटो, छरितो, मितव्ययी, पारदर्शी र प्रभावकारी बनाउनु हो।
अर्थ मन्त्रालयका प्रवक्ता टंकप्रसाद पाण्डेका अनुसार यो सफ्टवेयरमा विद्युतीय माध्यमबाट तोक आदेश दिन र टिप्पणी लेख्न सकिन्छ। चिठीपत्र दर्ता र चलानी गर्न सकिन्छ। कर्मचारीको हाजिरी, बिदा र काज स्वीकृति, अभिलेख व्यवस्थापन जस्ता काम पनि विद्युतीय माध्यमबाटै गरिन्छ। यसका लागि सम्बन्धित अधिकारीको डिजिटल हस्ताक्षर प्रयोग हुन्छ।
अहिले पनि धेरैजसो मन्त्रालयले कर्मचारीहरूको हाजिरीमा यही प्रणाली प्रयोग गरिरहेका छन्। तर टिप्पणी उठाउने र निर्णय–आदेश लेख्ने काममा प्रयोग गरिएको पहिलोपटक हो।
अर्थ मन्त्रालयकै वैदेशिक समन्वय महाशाखाले एक वर्षअघि नै आफू मातहतका सम्पूर्ण टिप्पणी आदेशलाई डिजिटल बनाउने भनेको थियो। तर विभिन्न कारणले कार्यान्वयन हुन सकेन। अहिले अर्थमन्त्रीले नै त्यसमा चासो राखेपछि तत्काल कार्यान्वयनमा ल्याइएको मन्त्रालयका अधिकारीहरू बताउँछन्।
यसको सुरूआत पनि वैदेशिक समन्वय महाशाखाबाटै गरिएको छ।
'वैदेशिक समन्वय महाशाखाले चिठीपत्र चलानी गर्न यो प्रणाली प्रयोग गरिरहेको थियो। यसले चिठीपत्रको रेकर्ड राम्रो रह्यो। कुनै कारणले आगजनी भयो भने सर्भरमा सुरक्षित रहने भयो,' मन्त्रालयका एक अधिकारीले भने, 'अब अरू महाशाखाहरूले पनि आफ्ना सबै काम यही प्रणालीबाट गर्ने छन्।'
यो प्रणालीले कसरी काम गर्छ त?
पहिले जसरी शाखा अधिकृतले फाइलमा टिप्पणी लेखेर उपसचिव, सहसचिव, सचिव र मन्त्रीका कोठा–कोठा घुमाउनुपर्थ्यो, अब यही काम कम्प्युटरका माध्यमबाट हुनेछ।
शाखा अधिकृतले कम्प्युटर सफ्टवेयरमै टिप्पणी लेख्छन् र त्यसलाई सफ्टवेयरबाटै माथिल्ला तहमा फरवार्ड गर्दै लगिन्छ।
सरल रूपमा बुझ्ने हो भने, यो इमेल फरवार्ड गरेजस्तै हो। हरेक तहका अधिकारीले इमेलमा आफ्नो राय र निर्णय थपेर माथिल्लो तहमा फरवार्ड गर्छन्।
यही क्रममा त्यो इमेल अधिकृतबाट मन्त्रीसम्म पुग्छ। सुरूको फाइलदेखि प्रत्येक चरणमा थपिएका टिप्पणी र आदेश डिजिटल प्रणालीले सधैं सुरक्षित राख्छ। कुनै पनि निर्णय वा टिप्पणी कुन समयमा उठेको हो, कहिले सदर भएको हो; यी सबै सूचना प्रणालीमा बस्छ।
टिप्पणी स्वीकृत भएपछि फाइल कार्यान्वयनमा लैजान पनि सजिलो हुन्छ। अधिकृतले सफ्टवेयरबाटै फाइल सदर भएको थाहा पाउँछन् र डिजिटल माध्यमबाटै चलानी बनाउँछन्।
अब अरू मन्त्रालयले पनि कर्मचारीको हाजिरीबाहेक टिप्पणी उठाउने र सदर गर्ने काममा यो प्रणाली प्रयोग गर्न सक्ने अर्थका अधिकारीहरू बताउछन्।
यसको पूर्ण कार्यान्वयनमा केही चुनौती भने छन्।
मन्त्रालयभित्र कुनै एउटा महाशाखाले यो प्रणाली प्रयोग गरेन भने त्यसको प्रभावकारी कार्यान्वयन हुन सक्दैन। माथिल्लो तहका मन्त्री वा सचिवले पनि यो प्रणाली राम्ररी बुझेको हुनुपर्छ। फाइल स्वीकृत गर्न नेपालीमा टाइप गर्नुपर्छ। कसैलाई नेपाली टाइप गर्न आउँदैन भने पनि यसको कार्यान्वयनमा समस्या आउने अर्थका एक अधिकारीले बताए।
'यो प्रणालीको ठूलो फाइदा भनेको अब मन्त्री, सचिव, सहसचिवहरूले घरबाटै वा जहाँ छ त्यहीँबाट काम अघि बढाउन सक्छन्,' उनले भने।
***
-1746009348.jpg)
